E-Mail-Benachrichtigungen richtig konfigurieren

Eine sehr wichtige Funktionalität im SAP Solution Manager ITSM und SAP Solution Manager ChaRM ist die Versendung von E-Mail-Benachrichtigungen beim Statuswechsel. Früher mussten hier umständlich Smartform-Entwicklungen getätigt werden. Das geht mittlerweile dank der HTML-Mail-Forms deutlich einfacher. Dennoch ist die Konfiguration immer noch sehr aufwändig und fehleranfällig.

Hiermit gebe ich Ihnen gern ein paar Tipps an die Hand, um den Aufwand zu reduzieren und die Fehler zu minimieren:

  1. Deaktivieren Sie BADI CRM_ACTION_BADI in Transaktion SE19, da sonst die Benachrichtigung nicht korrekt funktioniert, sobald der Empfänger in mehreren Partnerfunktionen eingetragen ist.
  2. Definieren Sie möglichst wenige Mail-Formulare. In der Regel reicht ein einziges Formular mit Vorgangsnummer, Vorgangsbezeichnung und Anwenderstatus aus.
  3. Überlegen Sie sich eine sinnvolle Namenskonvention für die PPF-Aktionen, z.B. <Vorgangsart>_SEND_MAIL_<Rolle>_<Status>.
  4. Achten Sie auf folgende Eigenschaften der PPF-Aktionen:
    1. Sortiernummer größer als zugehörige [oder alle] Statuswechselaktion[en], da E-Mail nach dem Statuswechsel versendet werden soll.
    2. Verarbeitung beim Sichern
    3. Automatisch einplanen
    4. Partnerabhängig mit korrekter Partnerfunktion
    5. Einmalig: Max. 1 Aktion je Aktionsdefinition
      Mehrmalig: Max. 1 unverarbeitete Aktion je Aktionsdefinition
    6. Pflege der ID des zuvor angelegten MAIL-Formulars als Parameter der Verarbeitungsmethode SEND_MAIL_WITH_MAIL_FORMS (Registrierung des Mailformulars im Transportauftrag nicht vergessen! Standardmäßig werden Mail-Formulare nicht transportiert.)
  5. Planen Sie die Aktionen mit folgenden Bedingungen ein. Verwenden Sie für die Bedingungsdefinitionen am besten die gleichen Namen wie für die PPF-Aktionen. Es ist sehr unwahrscheinlich und zudem sehr gefährlich, dass Sie die Bedingungen für andere Aktionen wiederverwenden.
    1. Einmalige Aktionen beim Anlegen
      • Einplanbedingung: Keine
      • Startbedingung: keine
    2. Einmalige Aktionen bei Statuswechsel im Vordergrund mittels PPF-Aktion
      • Einplanbedingung: Keine
        Einplanbedingung: Vorangehender Status
      • Startbedingung: Aktueller Status
    3. Einmalige Aktionen bei Statuswechsel im Hintergrund durch Massenänderung CRM_SOCM_SERVIE_REPORT oder Folgebeleg SET_PREDOC oder Genehmigungsprozess oder Dropdownbox
      • Einplanbedingung: Keine
        Einplanbedingung: Aktueller Status
      • Startbedingung: Aktueller Status
    4. Einmalige Aktionen
      • Einplanbedingung: Keine
        Einplanbedingung: Vorangehender oder Aktueller Status
      • Startbedingung: Aktueller Status
    5. Mehrmalige Aktion bei Statuswechsel im Vordergrund mittels PPF-Aktion
      • Einplanbedingung: Vorangehender Status
      • Startbedingung: Aktueller Status
    6. Mehrmalige Aktion bei Statuswechsel im Hintergrund durch Massenänderung CRM_SOCM_SERVIE_REPORT oder Folgebeleg SET_PREDOC oder Genehmigungsprozess oder Dropdownbox
      • Einplanbedingung: Aktueller Status
      • Startbedingung: Aktueller Status und „STATUS_CHANGE = X“
    7. Mehrmalige Aktion
      • Einplanbedingung: Vorangehender oder Aktueller Status
      • Startbedingung: Aktueller Status und „STATUS_CHANGE = X“
    8. Beliebige Aktion
      • Einplanbedingung: Vorangehender oder Aktueller Status
      • Startbedingung: Aktueller Status und „STATUS_CHANGE = X“
    9. Hinweise:
      • Der Statuswechsel „CR: Laufende Implementierung -> Realisiert“ erfolgt im Hintergrund durch die Folgebelege
      • Der Statuswechsel „CR: Zu Genehmigen -> Genehmigt“ erfolgt im Hintergrund durch den Genehmigungsprozess
      • Incident, Problem und Service Request nutzen in der Regel keine PPF-Aktionen für den Statuswechsel. Das Verhalten ist hier analog zu den Hintergrundänderungen.
  6. Vergessen Sie das Testen nicht:
    1. Bedenken Sie beim Testen, dass der Empfänger verschieden vom Absender sein muss. Tragen Sie daher bei der Empfängerpartnerfunktion einen Geschäftspartner mit einer abweichenden E-Mail-Adresse ein.
    2. Spielen Sie die Prozesse (z.B. Änderungsantrag und Änderungsdokumente) einmal komplett mit den entsprechenden Statuswechseln durch.
    3. Durchlaufen Sie Schleifen mindestens zweimal. Vergessen Sie Sonderfälle wie das Zurückziehen oder den Vorabimport nicht.
    4. Führen Sie Statuswechsel einmal online und einmal per Massenänderung (z.B. Bestätigen von Änderungsdokument und Änderungsantrag) durch.